総務委員会は以下を視察しました。
1.京都市
1)市民参加の推進（京都市は先進市）
2)文書管理システム
2.広島市
1)区役所システム（広島市は大区役所制を導入）
2)地域支援ポータルサイト「こむねっとひろしま」
3)平和記念館
●全てグリーン車
千葉駅から東京駅に移動し、新幹線で京都へ。
座席はグリーン席。新幹線は普通の指定席で十分だと思いますが、市の出張規定上グリーン車になるとのこと。
節減できる金額はたかが知れていますが、財政事情が厳しい折、市幹部も議員も市民感情には配慮すべきでしょう。今後の検討事項です。
食事は車内で弁当でした。
このお弁当もそうですし、切符等の手配もすべて議会事務局が担当。年配の議員も含めた10人の議員を連れて歩くのは本当に大変だと思います。
●京都はやはり歴史が違う
京都駅に到着し、京都市役所に移動。
さすが伝統都市：京都。府庁も市役所も歴史的建造物です。
●市民参加の推進
千葉市は今年3月に「千葉市民参加・協働推進基本指針」を策定し、今年度中に「市民参加条例」を作る予定です。
京都市は市民参加の分野では先進市で
・平成13年12月：京都市市民参加推進計画を策定
・平成15年8月：京都市市民参加推進条例を施行
・平成18年12月：京都市市民参加推進計画（改訂版）策定
という形で取り組みを進めています。
この日は経緯と現状について説明を受け、私も含め数人の議員が質問をしました。
Q.実際に市民の意見が取り入れられたケースは？
A.景観条例のパブリックコメントの際や路上喫煙の取り締まりなどがある
Q.審議会委員の公募に力を入れているが、千葉市では公募しても手を挙げる人が少なく募集人数に足りないことすらある。気をつけている点は？
A.京都市ホームページのカレンダーで公募日時を知らせているほか、大学への呼びかけ、図書館・地下鉄にチラシを置くなどしている。
※京都市では加えて審議会委員の年数制限や重複就任の制限をしています。これは私が日頃感じている課題ですが、どこの審議会にいっても同じ人が委員をしていて、「これを市民参加といえるのか？」という問題があります。
Q.条例や計画をいくら作っても職員の意識が低ければ意味がないが、研修などの取組状況は？
A.階層別研修（採用時など）に必ず市民参加に関する研修を1コマ入れるようにしている。今は5,000人を越える職員が研修を受けた。
●文書管理システム
続いて説明を受けたのは「文書管理システム」。
これは従来は紙ベースで行っていた決裁を電子決裁に移行し、文書の収受・作成・廃棄などを一貫して管理する総合的なシステムです。
意思決定の迅速化・事務の効率化・紙の削減によるコスト削減のほかに、京都市では公文書目録をインターネット上で公開して、市民が情報開示請求をしやすいようにしています。
総事業費は約2.5億円で年間の運用コストは年間3000万円。
コスト削減効果は作業時間の短縮や用紙・トナーの削減で年間4400万円ということですから、単純計算すると元を取るのに10年以上かかるような気がしますが、情報の整理と市民への公開などを考え、実施されたと判断しています。
この文書管理システムについては京都市は先進市ということではなく、むしろ政令市の中では導入が遅れている方です。ちなみに千葉市は平成20年度運用開始ですので、それよりもさらに遅れているということですね…
川崎市などの先進市を事例を研究したためか、見た感じ非常にこなれたシステムでした。
私も会社員時代は事業部のIT化を担当していましたので、こうしたシステムには非常に関心があります。以下質問。
Q.導入して発生した問題はあるか
A.画像表示の際にActiveXが入っていないパソコンで問題が発生したが、大きな障害はなかった
Q.市民に公文書目録を公開しているとあったが、アクセス数はどの程度か
A.月300〜350件程度
Q.公文書目録からそのまま情報公開請求はできないのか
A.できない。その文書で良いのか確認が必要なため窓口か電話での対応となる
Q.IDは独自に払い出しているのか。他システムと共有IDか
A.人事や財務などと共通の基盤の上で動作しているのでシングルサインオンを実現している
Q.電子化が目標の60%に対し50%程度だが、今後の促進策は
A.研修、これに尽きる。利用率の差は業務内容ではなく、パソコンに対する職員の意識がそのまま出ている。
スムーズな導入にあたって、職員研修を徹底的に行ったことや、全員一気に導入するのではなく、最初は課長決裁までとし、徐々に上のクラスの人に導入したことが混乱を招かずスムーズな導入につながったようですね。
視察終了後は京都駅ビルのテナントで食事。
ベテラン議員の方々から昔の千葉市議会の話などを伺う。視察も勉強になりましたが、それと同じくらい先輩議員の話が勉強になりました。
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